Выбираем склад для хранения архивов и документов

Владельцы бизнеса прекрасно знают о сложностях с хранением документации. Кроме ежедневных накладных и договоров, существуют бухгалтерские и налоговые архивы, хранить которые по законодательству положено не менее 5 лет. Для тех, кто не хочет занимать кипами бумаг целые кабинеты, существует услуга хранения архивов на складе. Но прежде чем арендовать помещение «на стороне» и вывести наконец-то архивы из офиса, предлагаем разобраться в нюансах.

Требования к складскому хранению архивов

Среди требований, которые выдвигают руководители к складскому хранению, выделим следующие:

• оптимальный микроклимат в помещениях;
• гарантии защиты информации;
• доступная стоимость с возможностью оплачивать аренду склада помесячно;
• удобное расположение;
• подходящий режим работы.

Плюсы хранения документов в «ПромоСкладе»

Постоянный мониторинг пожеланий заказчиков позволяет «ПромоСкладу» предлагать в аренду такие склады для архивов, которые полностью соответствуют клиентским ожиданиям.

Для поддержания оптимальной влажности помещения «ПромоСклада» тщательно проветриваются. Наряду с современной системой вентиляции, это исключает появление плесени. Боксы проходят регулярные санобработку, в том числе с использованием препаратов против грызунов и бумажных клещей. При желании арендатор может выбрать отапливаемый склад или оставить архив в боксе без отопления.

При аренде индивидуального бокса доступ к нему получит лишь ограниченное количество лиц – руководитель, главбух, архивариус. Список сотрудников с доступом арендатор составляет сам. Никто посторонний попасть на склад не сможет, и это гарантирует абсолютную конфиденциальность хранящихся в боксах архивов. Дополнительно все склады находятся под круглосуточным видеонаблюдением, а мимо бдительных охранников, как говорится, и муха незаметно не пролетит.

Доступ к большинству складов действует круглосуточно – и это намного удобнее, чем ждать конкретных дней посещения, которые устанавливают многие архивохранилища. Возникла необходимость – пришли на склад, забрали или доложили документы. И никаких длительных согласований, оформления спецпропусков или предварительных звонков.

Складские комплексы «ПромоСклада» разбросаны по всей Москве, поэтому в каждом округе можно подобрать оптимальный вариант помещения – теплое или холодное, индивидуальное или общее. Есть помещения в шаговой доступности от метро и остановок общественного транспорта, удобными парковками и заездом с популярных автомагистралей.

Менеджеры «ПромоСклада» индивидуально рассчитают необходимую площадь помещения, чтобы арендатору не пришлось платить «за воздух». Площади складов варьируются от 1 до 150 «квадратов», при этом с ростом документооборота можно подобрать помещение побольше. Если же бумаг станет меньше, то легко перебраться на склад поменьше. При необходимости грузчики «ПромоСклада» перенесут или перевезут архивы с одного склада на другой, а также помогут с упаковкой документов в офисе, их погрузкой и транспортировкой на хранение.

Стоимость хранения архивов на складе

Стоимость аренды склада зависит от площади, которая необходима для размещения всей документации. Если мини склад в 1,5 кв.м. обойдется в месяц в 2,5 тыс.рублей, то бокс площадью 5 «квадратов», – в 7 тысяч. Тарифы «ПромоСклада» намного выгоднее тех, что предлагают крупные складские комплексы и архивохранилища. К тому же постоянным заказчикам и тем, кто арендует склад под архив на длительное время, даются дополнительные бонусы и скидки. Один из них – 2 недели бесплатного хранения при аренде склада на 3 и более месяцев.

Ищете надежный и недорогой склад для документации? Звоните, и «ПромоСклад» предложит на выгодных условиях помещение с учетом объемов архива, бюджета, расположения и других параметров.